Experience and skills required for the job
- خبرة جيدة في مجال السكرتارية
- حضور الأجتماعات وتجهيزها
- سرعة الكتابة وتنسيق المحاضر
-إجادة اللغتين العربية والإنجليزية تحدثا وكتابة
-تحمل ضفوط العمل
- العمر مابين 27- 40 سنة .
Job duties
1-التفقد اليومي لترتيب وتنظيم ونظافة المكتب
2- جدولة الاجتماعات وترتيب غرف الاجتماعات
3-اشعار المدير حول اية إلغاءات للإجتماعات أو اقرار اجتماعات جديدة.
4- إدارة اجراءات السفر والجدول الزمني الخاص بها.
5- التعامل مع الطلبات الخاصة بالحصول على المعلومات مباشرة وتوفيرها بأسرع وقت ممكن
6-إعداد المراسلات والبريد بصورة شاملة
7- ترتيب البريد الصادر والوارد توثيقه وتسجيله وترقيمه
8- إعداد التقارير الإحصائية.
9- إدارة جداول البيانات.
10- استقبال الزوار وتحيتهم.
11- إعداد الوثائق السرية والحساسة والتعامل معها بأمانة وإخلاص
12-تنسيق أنشطة إدارة المكاتب.
13- تحديد المسائل ذات الأولوية القصوى والتعامل معها وفقا لذلك
14-إعداد جدول أعمال الاجتماعات ومتابعة توزيعه والتأكد من تسليمه للمعني شخصيا
15- التعامل بحرفية مع الاوامر الشفهية والعمل على صنع القرار بها
16- المساعدة في إعداد ميزانية المكتب
17-تنظيم وترتيب الانشطة في المناسبات والاحتفالات.
18- تنظيم وانجاز كافة الإجراءات المكتبية.
19- عمل تنسيق وارشفة خاصة بمهمات السفر للمدراء؛ وجمع كافة البيانات الخاصة بها والاحتفاظ بقسائم السفر وعمل سجلات بذلك
20- التعامل بحرفية مع المعدات المكتبية، مثل أجهزة الكمبيوتر - آلة التصوير والماسح الضوئي وغيرها
21-تنسيق اللجان وفرق العمل ومتابعة سير عملها
22- متابعة التوجيهات والتعليمات الصادرة من المدير والتي تم احالتها للمسؤولين التنفيذيين.
23- استقبال وتحويل المكالمات الهاتفية.
24-توجيه العملاء إلى الجهات المختصة اوالموظف المختص
25- الحفاظ على سلامة جميع الأنظمة الإلكترونية ومتابعه صيانتها اولا بأول.
26-التوقيع على الطرود البريدية المحمولة جوا
27- العمل خارج اوقات الدوام الرسمي ان تطلب الأمر
28- اي مهمة اخرى قد يتم تكليفه بها
